Как правиль подписывать 📋 документы

Таким образом, подпись придает документу юридическую силу, подтверждает его подлинность, а также позволяет идентифицировать расписавшееся лицо. Что входит в состав реквизита подпись Реквизит подпись в официальных бумагах должен соответствовать требованиям, которые в настоящее время регламентируются ГОСТом Р 6.30-2003. Впоследствии этот стандарт сменит ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступающий в силу с 01.07.2018. Итак, по действующему ГОСТу, в состав реквизита подпись входят:

  • наименование должности расписавшегося лица;
  • его собственноручную подпись;
  • расшифровка (инициалы, фамилия).

Выше перечислены базовые составляющие данного реквизита, которые могут варьировать в зависимости от того, на каком бланке он проставляется. Если это нефирменный бланк, то в реквизит добавляется наименование организации.

Расшифровка подписи. как правильно подписывать документы

Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо. Директор ЗАО «Опал» Директор ЗАО «Стержень» А.П. Силин С.И. Михеев В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии.
Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают: Председатель комиссии Личная подпись С.И. Николаев Члены комиссии Личная подпись П.С. Рахимова Личная подпись Т.И.


Кораблева Личная подпись Р.Ю. Савельев Косая черта недопустима Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель.

Как правильно подписывать документы

В случае если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне. Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись кᴏᴛᴏᴩого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и. о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» будет грубой ошибкой.
Не допускается также подпись от руки «Зам.». Электронная цифровая подпись Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

  1. Документирование информации будет обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.

Оформление подписи в документах

Если такая особенность присутствует, то внесение дополнительных разъяснений не требуется. Колонка «Должность» начинается с заглавной буквы. Текст всегда должен заканчиваться точкой. Даже если в документе располагается таблица, по окончанию текста всегда должна быть расшифровка подписи и наименование должности лица, которую важно указать строго в соответствии со штатным расписанием.
Необходимо сделать соответствующие выписки. В кадровом отделе находятся такие документы, как карточка подписей, штатное расписание, а также сведения, составляющие коммерческую тайну. Они носят особый внутренний гриф секретности по понятной причине. Что касается наименования компании, то оно находится по центру относительно должности лица.


О личной подписи Личная подпись оформляется в соответствии с пожеланием лица, подписывающего документ.

Подпись

Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов. Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи). В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания.
Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

Производственный календарь

Важноimportant
Контролирующие органы удостоверяют проверку электронной подписью. Так как данная разработка стала широко распространена, налицо простота её использования. Сертификат электронной подписи, который выдаётся при её оформлении, придаёт юридическую значимость документам.

Вниманиеattention
Любой гражданин государства имеет право на получение электронной подписи для того, чтобы воспользоваться перечнем государственных услуг, определённых на сайте. С её помощью можно заверять документы, подавать заявления на оформление новых, а также получать соответствующие письма и уведомления. Благодаря предоставленной возможности, каждый пользователь, не выходя из дома, может заверить отправленное письмо.

Кроме того, с начала 2013 года был налажен выпуск электронных карт, где автоматически размещается электронная подпись. Подобные разработки привнесли необходимый вклад в развитие общества.

Оформление реквизита «подпись» в отсутствие должностного лица

В оформлении каждого документа большое значение играет подпись соответствующего должностного лица, руководителя, лица, обращающегося за помощью в государственные органы. В связи с этим особое значение приобретает расшифровка подписи. Стоит отметить, что данное понятие незнакомо многим гражданам нашего государства. Юридическая значимость Подпись на документе придаёт обычному листку бумаги юридическую значимость. Как правило, она располагается под основным текстом, и используется в качестве одного из обязательных реквизитов. Если бы мы составляли рейтинг значимости всех необходимых атрибутов документа, то первое место, без сомнений, возглавила бы печать, подпись или иной удостоверяющий элемент.
Ведь именно несколько символов делают из простого листка бумаги юридически значимый документ. В свете рассматриваемого вопроса необходимо рассмотреть такое понятие, как право подписи.

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Под ним понимаются полномочия всех должностных лиц, которые обладают возможностью лично или печатью удостоверять документ. Обратите внимание, что подписывать и утверждать печатью юридически значимые бумаги может лишь соответствующее должностное лицо, полномочия которого прописаны в должностной инструкции. Данные нормы, как правило, содержатся в должностных инструкциях соответствующих лиц, положениях организации и иных учредительных документах.

Кроме того, начальник может выносить приказ о делегировании права подписи. Подпись директора требует особого к себе внимания, так как данное должностное лицо является ключевой фигурой развития компании. Значимые символы невозможно перепечатать, нельзя оторвать от подписанного текста.

Состав реквизита Как правило, изначально на документе ставится дата, подпись идёт далее, справа.

В каком порядке должны располагаться подписи в документе?

Инфоinfo
Недопустимость косой черты Если то должностное лицо, которое уполномочено подписывать документ, отсутствует, то его обязан подписать тот сотрудник, который официально исполняет его обязанности. При этом в обязательном порядке указывается его настоящая должность, в которой он работает, а также его фамилия, имя, отчество. Иногда могут возникнуть экстренные ситуации. В таком случае, исправления можно внести как от руки, так и посредством использования компьютера.

В противном случае, придётся переделывать документ с указанием фактической должности лица, исполняющего обязанности. Недопустимо перед словом «Подпись» ставит предлог «За», и следом выводить косую черту. Подобное несоответствие легко оспаривается в судебных инстанциях.

Коментарии

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *